Автоматические документы в Битрикс24

Всем известно, что работа с документами: актами, накладными и другими важными бумагами — не самая увлекательная. Менеджерам по сто раз приходится исправлять тот или иной документ и перед отправкой тщательно его сверять, на что уходит много времени.  Чтобы упростить и исключить монотонность в работе с документами, используйте автоматические документы в Битрикс24. В данной статье Вы узнаете, как формировать документ в карточке лида, добавлять новый шаблон и редактировать уже имеющийся.

Автоматические документы в Битрикс24: добавление шаблона

Автоматические документы в Битрикс24 формируются на основании разработанного и добавленного шаблона. В шаблоне прописываются поля сущности CRM (лида, сделки, контакта или компании) из которой в документ будут подставляться данные. Это позволяет максимально автоматизировать работу с документами. 

Добавление шаблона осуществляется по схеме:

CRM -> Лиды (Контакты, Сделки, Компании) -> Документ -> Добавить новый шаблон -> Загрузить

Обратите внимание

Работа с автоматическим документами в Битрикс24 возможна на всех коммерческих тарифах, кроме тарифа "Задачи+".

В открывшемся окне Вы можете загрузить новый шаблон для работы с ним в Битрикс24. Помимо добавления шаблона, там же Вы можете вносить коррективы в уже имеющиеся (при наличии соответствующих прав доступа к нему). Обратите внимание, что загрузка шаблонов осуществляется в формате DOCX.

После добавления шаблона необходимо дополнительно осуществить его привязку к разделам CRM, то есть указать те сущности, из которых можно будет вызвать сформированный по данному шаблону документ. Не забудьте поставить галочку напротив пункта Активность. Это позволит Вам работать с шаблоном.

Автоматические документы в Битрикс24 1
Настройка шаблона документа. Скриншот интерфейса Битрикс24 с портала автора

Права доступа

Вы можете также настроить права доступа к документам в CRM. Если формирование документооборота необходимо поручить одному из сотрудников, то в правах доступа возможно скрыть данную опцию от всех остальных.

Как вызвать документ

Для того, чтобы сформировать автоматические документы в Битрикс24 под данные конкретного клиента, выберите пункт Документ внутри карточки клиента. Перед Вами откроется доступный перечень шаблонов документов. В карусели представлены некоторые варианты документов, которые могут быть загружены на Ваш портал Битрикс24.

Это важно!

Предложенный список документов может пополняться, в зависимости от Ваших конкретных требований, специфики Вашей деятельности и изменения обстоятельств.

После выбора необходимого шаблона Вы увидите процесс формирования документа. В этот момент происходит анализ и подставление информации из необходимых полей в шаблон документа. Если необходимые поля не заполнены — в сформированном документе будет пустое пространство.  

Работа с готовым документом

После окончания процесса формирования документа система показывает в режиме предварительного просмотра только первую страницу. Если страниц в документе больше — внизу первой страницы появится надпись: Показать весь документ. Функция позволяет проверить правильность заполнения до отправки или печати документа.

Обратите внимание

Готовый документ можно скачать в одном из предложенных форматов: PDF или DOC. В большинстве случаев рекомендуется использовать формат PDF, для того, чтобы сохранить стиль и форматирование документа.

Автоматические документы в Битрикс24 2
Работа с готовым документом. Скриншот интерфейса Битрикс24 с портала автора

Автоматические документы в Битрикс24 позволяют сразу добавить печать и подпись для отправки документа через электронную почту. В правом верхнем углу отображения шаблона документа поставьте галочку перед пунктом «с подписями и печатью». Важно понимать, что печать и подпись подставится в документ только при условии ее наличия в настройках на портале Битрикс24! 

Если общение с клиентом не предполагает отправку документов через e-mail, Вы также можете отправить ссылку на сформированный документ для его скачивания. Активируйте пункт «Публичная ссылка» и перешлите полученную ссылку клиенту.

Также Вы можете редактировать готовый документ, вносить коррективы в содержание (номер документа, реквизиты, сумму сделки и т.д.).  В случае, когда у клиента указано несколько реквизитов, можно выбрать необходимые реквизиты для этой сделки.
Автоматические документы в Битрикс24 3

Важно понимать, что для правильного формирования сложных автоматических документов необходима грамотная настройка шаблона и полей внутри него. Вы можете обратиться к специалистам нашей компании для консультации и помощи в настройке автоматических документов в Битрикс24.

Если Вас интересуют другие вопросы, касающиеся внедрения CRM системы Битрикс24, свяжитесь с нами любым удобным для Вас способом. Наши специалисты с радостью ответят на все интересующие Вас вопросы. 

Переходите на наш Youtube канал, где мы простым языком рассказываем об инструментах Битрикс24, презентуем наши кейсы и решения, а также проводим полезные вебинары в прямом эфире. Подписывайтесь на канал, чтобы получать уведомления о новых видео.

Предлагаем Вам ознакомиться с другими статьями по инструментам Битрикс24, в которых Вы можете открыть для себя новые возможности по работе с порталом: