Права доступа для сотрудников в Битрикс24

Каждый сотрудник и каждый руководитель имеет свои обязанности и права в компании. С карьерным ростом повышаются и полномочия. Битрикс24 позволяет гибко разграничить права сотрудников в работе с CRM, в первую очередь со сделками и контактами. 

Права доступа для каждой роли

Представьте такую ситуацию: Вы принимаете нового сотрудника на должность, добавляете его на портал Битрикс24 и он приступает к работе. Происходит так, что менеджер случайно (или намеренно) удаляет или изменяет информацию по какому-либо клиенту…

Чтобы такой ситуации не произошло в Вашей компании, предлагаем Вам разобраться в вопросе настройки прав доступа для сотрудника.

Перед тем, как начать редактирование прав доступа, вам необходимо перейти в портале Битрикс24 по следующему алгоритму:

CRM -> Настройки -> Права -> Права доступа.

Это важно!

Настройка прав доступа возможна на тарифах CRM+, Команда и Компания

Права доступа
Расположение настроек прав доступа в CRM. Скриншот интерфейса Битрикс24 с портала автора

Принцип работы достаточно простой. Настройка начинается с добавления роли CRM и присваивания ей значений прав, необходимых для сотрудников. Для каждой сущности CRM можно присвоить права на чтение, просмотр, добавление, изменение, удаление, а также экспорт и импорт. Для сделок можно настроить права отдельно для каждой стадии (как настраивать стадии читайте здесь). Список существующих ролей расположен в правой части панели (рисунок 1 в карусели). Нажмите кнопку добавить для перехода в меню настройки прав доступа. 

Например,  вам нужно назначить роль менеджера, который полномочен работать только с лидами. Чтобы определить его роль выбираем все операции над лидами и просмотр контактор/компаний. Тем самым, ограничивая его права доступа по другим элементам портала. Так вы обезопасите работу в Битрикс24. В том случае, когда у сотрудника увеличатся полномочии, его роль можно изменить

По каждому квадранту матрицы вы можете выбрать тот или иной вариант полномочия из выпадающего списка:

  • Нет доступа -доступ закрыт
  • Свои — только для элементов, в которых сотрудник является ответственным
  • Свои + Своего отдела — то же, что Свои плюс элементы сотрудников отдела
  • Свои + Своего отдела + подотделов — плюс элементы сотрудников подотделов
  • Все открытые — То же самое, что и Свои + Своего отдела + подотделов, плюс все элементы, у которых включена опция Доступен для всех
  • Все — все элементы в системе

Обратите внимание!

Для лидов и сделок можно также настроить дополнительные поля прав доступа. Нажав на + появится небольшое окошко с опциями: Новая, Планирование доставки, Сделка успешна, Сделка провалена, Анализ причина провала.  

Это важно!

Рекомендуем настраивать роли таким образом, чтобы у сотрудников не было возможности удаления информации. Это обезопасит Ваши данные и репутацию компании! Если опция "Разрешить изменять настройки" включена, то конкретный пользователь сможет сам в ручную изменять для себя любые настройки прав доступа.

Присвоение сотруднику роли CRM

Вторым этапом настройки является присвоение определенному сотруднику (или целому отделу сразу) определенной роли CRM, настроенной ранее.

Для этого переходим в  «Добавить право доступа» (рисунок в карусели), выбираем необходимого сотрудника и присваиваем ему роль. Роль можно присваивать как определенному сотруднику, так и всему отделу или группе. Справа расположен список выбранных сотрудников и отделов.

Не забывайте, что после каждой настройки, необходимо сохранять Ваши действия.

Конфликт прав при назначении роли

Если вы присваиваете одну роль отделу или группе, а другую — отдельному сотруднику. В таком случае возникнет конфликт прав доступа.  К примеру, у целого отдела назначена роль  — Менеджер, а сотруднику внутри этого отдела вы назначили роль Администратора. В этом случае у сотрудника будет активно максимальное право доступа (администратора).

На этом все! Теперь вы знаете как создать зоны ответственности для ваших сотрудников с помощью CRM системы Битрикс24. Читайте наши статьи и узнавайте много нового и интересного о возможностях портала Битрикс24:) Также мы ведем свой  Youtube канал, там вы можете ознакомиться с материалом по работе с порталом Битрикс24. Присоединяйтесь! Если у вас возникли вопросы, свяжитесь с нами любым удобным для Вас способом, наши специалисты будут рады вам помочь.