Шаблоны задач в Битрикс24

Создание каждой отдельной задачи отнимает определенное время сотрудника. При этом настройки многих задач повторяются из раза в раз. Для компаний, активно использующих работу с Задачами и проектами в Битрикс24 предусмотрена возможность создания шаблонов задач, позволяющая экономить время на рутинных и повторяющихся действиях. В этой статье мы рассмотрим тонкости создания и настройки шаблонов для постановки типовых задач, а также покажем как можно настроить автоматический повтор задачи. 

Создаем шаблоны задач в Битрикс24

Создать шаблон задачи можно несколькими способами. Первый способ — стандартное добавление шаблона в список шаблонов.
Панель работы с шаблонами задач можно вызвать по алгоритму
Задачи и проекты -> Еще -> Шаблоны
Шаблоны задач в Битрикс24
Шаблоны задач. Скриншот изображения Битрикс24 с портала автора
Далее Вы попадете в панель добавления и редактирования шаблонов. При нажатии кнопки Добавить (см. рисунок ниже), открывается стандартный интерфейс редактирования задачи. Задайте название шаблона и добавьте описание к нему. Выберите ответственного за выполнение, назначьте соисполнителей, определите крайний срок. Также Вы можете сформировать чек-лист и привязать задачу к проекту или сущности CRM. Настроенные параметры будут сохранены и Вам не нужно будет тратить время на их настройку при дальнейшей постановке задач из этого шаблона. Если нужно будет изменить один или несколько параметров, Вы сможете отредактировать как сам шаблон, так и любую созданную по данному шаблону задачу отдельно. Более подробно процесс настройки параметров шаблона задачи описан ниже.

Обратите внимание!

редактирование и удаление шаблона доступно только его создателю. Редактирование и удаление повторяемых задач доступно создателю шаблона и администраторам портала.

Шаблоны задач в Битрикс24 1
Создание шаблона задач. Скриншот интерфейса Битрикс24 с портала автора

Шаблоны задач в Битрикс24: настройка параметров

Настройка параметров шаблона задачи (листайте карусель):
1) Укажите название шаблона, чтобы его можно было легко идентифицировать
2) Добавьте описание задачи, позволяющее конкретизировать задание для сотрудников и избежать дополнительных вопросов (рисунок 1 в карусели)
3) Назначьте ответственных за выполнение задачи и укажите, сколько времени дается на ее выполнение (рисунок 1 в карусели)
4) Выберите опцию Пропустить выходные и праздничные дни, если хотите, чтобы постановка задачи и ее крайний срок были скорректированы относительно рабочего времени (рисунок 2 в карусели)

В разделе Задачи и проекты можно создавать шаблоны задач, требующих регулярности выполнения. К таким задачам могут относиться написания отчетов, выгрузка статистики по рекламному каналу, размещение публикации в социальной сети и др. Автоматическая задача может ставиться с любой, выбранной Вами, периодичностью.

5) Заданный шаблон можно сделать одной из подзадач определенного проекта. Это удобно в том случае, если генеральная задача имеет стратегический вид и состоит из тактических действий, которые выполняет тот или иной сотрудник. Перейдите в настройку соответствующего параметра и выберите базовую задачу (рисунок 3 в карусели)

6) В Битрикс24 есть возможность настройки двух уровней прав доступа к шаблону (1. Полный доступ к шаблону задачи — сотрудник сможет редактировать шаблон и создавать задачи по нему 2. Чтение шаблона задачи — сотрудник сможет только создавать задачи и просматривать шаблон — вносить изменения будет запрещено).

7) Вы можете запланировать срок постановки задачи, указав периодичность ее повторения (для этого выберите пункт Создать задачу регулярной и укажите регулярность ее появления для ответственного сотрудника) (рисунок 4 в карусели).

Важно!

Администратор портала может создавать шаблоны для новых сотрудников. Задачи по данному шаблону появятся у нового сотрудника, как только он пройдет регистрацию на портале Битрикс24. Для настройки такого шаблона необходимо вызвать опцию "Еще" и поставить галочку напротив функции "Шаблон задачи для вновь добавляемого сотрудника".

Еще два способа создание шаблонов задач в Битрикс24

1. Создание шаблона из уже созданной или выполненной задачи. Перейдите в режим редактирования, отметьте галочкой функцию Сохранить как шаблон и сохраните редактируемую задачу
2. Создание шаблона из добавляемой задачи. При создании задачи отметьте галочкой функцию Сохранить как шаблон, аналогично п.1. Это позволит Вам поставить задачу и одновременно сохранить шаблон для дальнейшей работы.
Шаблоны задач в Битрикс24 2
Сохранение шаблона из активной задачи. Скриншот интерфейса Битрикс24 с портала автора

Вызов шаблона задачи из разделов Задачи и проекты и CRM

Задача по шаблону может быть 

  • поставлена автоматически (в случае настройки регулярности повторения задачи) 
  • вызвана вручную из интерфейса раздела Задачи и проекты или интерфейса добавляемой задачи
  • вызвана из интерфейса планирования дела в одной из сущностей раздела CRM.

Если у Вас остались вопросы по теме статьи «Шаблоны задач в Битрикс24» или нужна консультация по внедрению Битрикс24, мы будем рады Вам помочь. Напишите нам в чате или свяжитесь с нами любым удобным для Вас способом. Наши специалисты в режиме реального времени ответят на все интересующие Вас вопросы.

Хотите знать больше? Заходите на наш Youtube канал, туда мы регулярно добавляем обучающие видео по работе с порталом Битрикс24, а также проводим вебинары по его настройке и использованию. Подписывайтесь и оставляйте свои комментарии, а также следите за обновлениями и эфирами!